Coördinator Bestuurlijke Besluitvorming

Werken in Voorschoten, de Parel aan de Vliet

Onze groene gemeente, gelegen in de Leidse regio, staat bekend om haar hechte gemeenschap, brede maatschappelijke betrokkenheid en sterk lokaal bestuur. We bieden onze ruim 26.000 inwoners efficiënte en persoonlijke dienstverlening met korte communicatielijnen en een mensgerichte aanpak. We zijn trots op onze organisatie en ons medewerkers die zich dagelijks inzetten voor het welzijn van onze inwoners en ondernemers.

Voorschoten, de Parel aan de Vliet, is sterk in ontwikkeling en de drijvende kracht is ons hechte team van mensen die onze gemeente en alle Voorschotenaren glans geven. Door onze compacte organisatiestructuur kunnen we de lijnen kort houden en snel mooie dingen voor elkaar krijgen. Dat vraagt zelfstandigheid en biedt tegelijk veel vrijheid.

Bij de gemeente Voorschoten staan we voor spannende uitdagingen. We zijn volop bezig met de ontwikkeling en verdere professionalisering van onze organisatie, waarbij we toewerken naar een klantgerichte organisatiestructuur die klaar is voor de toekomst. Het doel? Samen met plezier en betrokkenheid werken aan een gemeente waarin vertrouwen en verantwoordelijkheid centraal staan. We bouwen aan een organisatie die niet alleen de inwoners centraal stelt, maar ook jou de ruimte biedt om bij te dragen aan innovatieve en duurzame oplossingen.

Daarom zijn wij op zoek naar een Coördinator Bestuurlijke Besluitvorming (Agendakamer) 
Voor het functioneren van de gemeente is een goedlopende stukkenstroom essentieel. En daar kom jij in het spel want jij bent als coördinator bestuurlijke besluitvorming binnen de afdeling Bestuur een belangrijke speler in het verzorgen van een goede stukkenstroom voor college en raad.

Heb je al enige tijd secretariële ervaring en wil je doorgroeien naar een andere functie waar je nog meer coördinerend bezig bent? Heb je ervaring binnen een gemeente en heb je kennis van bestuurlijke processen? Ben je scherp op formats, taal, kwaliteit en dergelijken, dan past deze functie bij jou!

Wat ga je doen?

Als Coördinator Bestuurlijke Besluitvorming ben je de spil in het bestuurlijk besluitvormingsproces, inclusief de onderliggende stukkenstroom. Je bent verantwoordelijk voor twee hoofdzaken:

1. Je bent fysiek aanwezig bij de collegevergaderingen op de dinsdag en maakt tijdens vergaderingen de besluitenlijsten en houdt de actielijst bij. Je bent verantwoordelijk voor het voorbereiden van de agenda voor de collegevergaderingen. Dit doe je in het systeem iBabs. Je hebt eventueel ervaring met het systeem IBabs of bent bereid dit te leren.
2. Je monitort de bestuurlijke stukken en zorgt dat deze voldoen aan alle eisen (bijv. of ze in de juiste formats staan, zijn geaccordeerd, de beslispunten kloppen, verschillende afdelingen zijn meegenomen qua bijv. communicatie, juridische consequenties etc). Je voert een kwaliteitscheck uit op alle documenten die worden geagendeerd. Je ziet erop toe dat raadsvragen, moties en amendementen correct en op tijd worden afgehandeld.

Je onderhoudt nauw contact met de beleidsmedewerkers, ondersteuning, de griffie en het bestuur om het proces goed te laten verlopen en bent een vraagbaak voor medewerkers bij vragen over het proces van de stukkenstroom. Je doet voorstellen tot aanscherping en aanpassing van het proces waar nodig dan wel gewenst.

Daarnaast werk je nauw samen met de teamleider projecten om periodieke rapportages te bespreken en deze te vertalen naar de Langetermijnagenda (LTA). Hierin weet je verbanden te leggen tussen grote projecten en ze te verwerken in bestuurlijke processen. Je verzorgt regelmatig de terugkoppeling uit het college aan de hele organisatie. Het is daarom belangrijk dat je je comfortabel voelt met spreken in en voor groepen.

Wat zoeken wij in jou?

We zoeken een gestructureerde en proactieve coördinator die goed kan omgaan met de complexiteit van bestuurlijke processen. Je hebt ervaring in een gemeentelijke context en kunt zelfstandig opereren binnen het politieke krachtenveld. Je staat stevig in je schoenen, maar bent tegelijkertijd bestuurlijk sensitief. Je weet wanneer je discreet moet zijn en wanneer je actief moet optreden. Je staat voor een hoge kwaliteit van de stukkenstroom en werkt nauwkeurig. Je stapt op collega's af om te adviseren als iets niet goed gaat, en om hen daarop aan te spreken. Een beetje humor kan daarbij helpen! Je bent toegankelijk voor de collega's. Digitale vaardigheid en het vermogen snel een systeem te leren is een pre, zodat je snel zelfstandig kunt werken. 

Je bent communicatief vaardig en kunt helder uitleg geven aan verschillende lagen binnen de organisatie. Je werkt graag samen, bijvoorbeeld met de teamleider projecten, om rapportages en processen te vertalen naar bestuurlijke actiepunten.

Wat bieden wij jou?

Een dynamische werkplek in een gemeente die zelfstandig vooruit wil. Een unieke positie in een compacte gemeente met een breed takenpakket dat bijdraagt aan jouw persoonlijke ontwikkeling. De kans om te werken in een actieve gemeenschap waar ideeën snel tot uitvoering worden gebracht. Een toegankelijk bestuur en korte lijnen. Flexibele werktijden, hybride werkmogelijkheden en respect voor werk-privébalans. Een informele sfeer met sterke collegialiteit, teamgevoel en maatschappelijke betrokkenheid. Ruimte en mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling. Een salaris tot maximaal € 5.313,- bruto per maand (schaal 10). Een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05%, laptop en mobiele telefoon en nog tal van andere secundaire arbeidsvoorwaarden. Gedetailleerdere informatie over onze arbeidsvoorwaarden tref je hier.

Solliciteren?

Ben jij de Coördinator Bestuurlijke Besluitvorming die wij zoeken en herken jij jezelf in het Voorschoten-gevoel waar je wordt gewaardeerd om wie je bent en wat je bijdraagt? Voor deze uitdagende rol ontvangen wij graag jouw sollicitatie. Reageren kan tot en met 1 december 2024.

Als je vragen hebt, kun je contact opnemen met Martijn Zwebe, Teammanager Strategie & Bestuur via 06-15858934 of mzwebe@voorschoten.nl.

Een ontwikkelassessment kan onderdeel uitmaken van de sollicitatieprocedure. Kijk voor meer informatie over de sollicitatieprocedure op de website.